Układanie planów lekcji

Klient

Szkoła Policealna KADRA we Wrocławiu. Uczy się w niej ok. 500 osób podzielonych na ponad 20 klas. Zajęcia są prowadzone w trybie dziennym, zaocznym i wieczorowym – dwa semestry w roku.

Problem

Szkoła potrzebowała pomocy przy tworzeniu grafików zajęć dla wszystkich klas. Do tej pory wszystko było wykonywane ręcznie. Było to niezwykle czasochłonne i pełne błędów ze względu na bardzo złożone warunki, które trzeba uwzględnić.

Podjąłby się Pan zrobienia planów? Potrzebujemy je zrobić tak, żeby nam na wieki starczyły. Od zawsze pracowaliśmy na tych co wysłałem i nie było problemów, dopóki zatrudnialiśmy nauczycieli na umowy zlecenia. Teraz od 1 września w Szkołach muszą być zatrudniani na umowę o pracę i stąd te komplikacje z liczeniem.

sebastian, dyrektor szkoły

Szczegóły

W praktyce okazało się, że to tylko wierzchołek góry lodowej i Szkole przydałaby się kompleksowa aplikacja, która wspiera proces układania planów zajęć. Warunki przy układaniu planów były niezwykle złożone.

• Zgodność z siatką zajęć MEN. Każde zajęcia mają przypisaną odgórnie liczbę godzin w tygodniu dla danego kierunku studiów.
• „Koncert życzeń”. Większość nauczycieli prowadzi własne biznesy i zgadza się pracować tylko w ustalonych terminach.
• Kolizja terminów. Nauczyciel nie może mieć jednocześnie różnych zajęć w tym samym terminie, bo przecież się fizycznie nie rozdwoi.
• Kolizja sal. Jeśli w danej sali, w wybranym terminie, są już zaplanowane zajęcia – program powinien o tym poinformować.
• Pojemność sal. Niektóre sale mogą nie być wystarczająco pojemne, aby pomieścić całą klasę.
• Pięciodniowy tydzień pracy. Zgodnie z prawem, nauczyciel może mieć zajęcia maksymalnie pięć dni w tygodniu.
• Wolna niedziela w miesiącu. Drugim przywilejem nauczyciela jest przynajmniej jedna wolna niedziela w miesiącu.

Rozwiązanie

Sercem i jednocześnie mózgiem całej aplikacji jest rozbudowany formularz, który podzieliłem na kilka sekcji.

Aby dodać zajęcia do grafika, operator musi się ustawić w komórce arkusza, która przecina nazwę klasy i konkretny termin. W tym momencie do formularza ładowane są pewne ustawienia m.in. lista przedmiotów dla danego kierunku. Po wyborze konkretnego przedmiotu, odczytywane są dane nauczyciela prowadzącego i informacje odnośnie kolizji terminów i „koncertu życzeń”. W osobnej ramce pokazana jest także jego liczba zaplanowanych zajęć w bieżącym tygodniu (od poniedziałku do niedzieli). Pokazują się także informacje odnośnie pracy w niedzielę. Jest też sekcja dotycząca sal i częstotliwości zajęć w tygodniach. Dzięki tej wiedzy, operator programu podejmuje decyzję o dodaniu zajęć.

Program mocno ewoluował i oprócz układania planów lekcji umożliwia tworzenie raportów dla (wybranych) uczniów i nauczycieli w skali tygodnia, miesiąca lub semestru. Generuje także raporty czasu pracy belfrów. Na bazie sukcesu tej aplikacji dodaliśmy również inne moduły: zatrudnianie nauczycieli, monitorowanie frekwencji czy księgę ucznia.

Feedback

Przez cały czas trwania współpracy otrzymywałem pozytywną informację zwrotną.

Screeny

Rozbudowany formularz pozwala kontrolować wszystkie warunki stawiane aplikacji. Operator programu widzi także, częstość zajęć w poszczególnych tygodniach semestru.

Program zezwala na dowolną konfigurację raportów dla uczniów i nauczycieli. Pozwala łączyć ze sobą tygodnie, miesiące lub pokazać cały semestr. Eksportuje grafiki do plików PDF.

Efekty

Mimo początkowych obaw dotyczących automatyzacji – efekt końcowy przyćmił oczekiwania całej Szkoły.

Rewolucja dla dyrekcji

Program okazał się prawdziwym game-changerem i pozwolił na spokojną pracę przy układaniu planów – bez zarywania nocek. O ile w dwóch pierwszych semestrach zdarzało mi się czasem wesprzeć Wicedyrektora – o tyle, teraz radzi sobie w pełni samodzielnie.

Grafiki dla uczniów i nauczycieli

Szkoła zamieszcza na swojej stronie internetowej szczegółowe harmonogramy zajęć dla każdego kierunku. Zalogowani uczniowie i nauczyciele mogą je pobrać.

Lepsze zarządzanie

Program znacząco usprawnił także inne procesy tj. zarządzanie zatrudnianiem, rozliczanie czasu pracy nauczycieli czy kontrola frekwencji uczniów.

Referencja

Po zakończeniu prac, otrzymałem miłą rekomendację.

Statystyka

• Czas trwania projektu: 6 miesięcy
• Rok realizacji: 2018-2019
• Skala trudności: 10/10
• Liczba procedur: 231
• Linie kodu z komentarzami: 6738