Problem.

Dlaczego Klient potrzebował makroaplikacji?

Problemem działu HR był brak kontroli nad rzeczywistym czasem pracy swoich pracowników. Szefostwo nie miało narzędzia, które potrafiłoby odczytać i przetworzyć danych z kilkudziesięciu plików tekstowych. To właśnie one zawierały faktyczne informacje – chronologiczny rejestr odbić kartą. Zapisywały wszystkie wejścia i wejścia pracowników na teren Zakładu. Dodatkowo potrzebna była integracja z systemem ADP, który przechowywał informacje na temat nieobecności pracowników.

Ten brak możliwości wykorzystania dobrych raportów, przełożył się na inny sposób liczenia czasu pracy i wynagrodzeń – nie do końca zgodny z rzeczywistością. Firma musiała więc zdecydować się na automatyzację.

Rozwiązania.

Jak pokonaliśmy problem?

Problem był klasycznym przykładem aplikacji, w którym mieliśmy trzy etapy pracy na danych: odczyt, obróbkę i zapis. Dodatkowo czwartym punktem była spersonalizowana wysyłka e-maili do Teamleaderów i HR.

Dane były zapisywane w plikach tekstowych z rozszerzeniem *.dat. Zawierały chronologiczny rejestr odbić kartą – wejścia i wyjścia pracowników. Codziennie były generowane trzy takie pliki. Każdy z nich zawierał ok. 300-1000 wierszy. Pierwszym zadaniem było więc odczytanie danych miesięcznych do Excela. Działa to błyskawicznie w ciągu 2-3 sekund.

Zdecydowanie najtrudniejszą częścią aplikacji była obróbka danych. Chodziło o przygotowanie czytelnego raportu dla każdego pracownika. W jednym wierszu miało być zawarte zarówno pojedyncze wejście jak i wyjście. Na pozór to zajęcie nie wyglądało na skomplikowane, ale w trakcie prac pojawiły się dodatkowe utrudnienia. Okazało się mianowicie, że czasami pracownicy … zapominali się odbić, więc patrząc chronologicznie – mieli zarejestrowane np. dwa wejścia z rzędu. Ostatecznie jednak poradziliśmy sobie z tym problemem.

Raportowanie do plików XLSX wykonałem za pomocą filtra zaawansowanego. W sumie generowanych jest ok. 60 plików, bo tyle jest Teamleaderów. Każdy plik zawiera tylko jeden arkusz – kierownik może sobie więc wyfiltrować dowolnego pracownika, który mu podlega.

Program na końcu wyświetla zapytanie dotyczące wysyłki raportów mailem. Jeśli operator potwierdza, każdy kierownik otrzymuje swój plik. Wyznaczone osoby z kadr otrzymują cały raport ze wszystkimi pracownikami.