Klient.
Globalna korporacja produkująca części samochodowe.
Koncentruje się na układach hamulcowych dla aut osobowych i pojazdów dwukołowych.
Problem.
Dlaczego Klient potrzebował makroaplikacji?
Problemem działu HR było ręczne rozliczanie delegacji służbowych – krajowych i zagranicznych. Po pierwsze było to bardzo czasochłonne i skomplikowane. Po drugie, często prowadziło do nieprawidłowości.
Cześć Mariusz. Potrzebujemy wsparcia w stworzeniu formularza delegacji, który samodzielnie obliczałby koszty. Formularz będzie wymagał prawdopodobnie makr, ponieważ musi uwzględniać różne dane, w zależności, czy podróż służbowa odbywa się w Polsce czy zagranicą. Zmiennych jest wiele i trudno je wszystkie opisać w mailu, tak więc proponuję abyśmy się spotkali i omówili szczegóły projektu.
marta, HR Business Partner
Dla nas najważniejsze jest to żeby pracownik rozliczył się sam. Naszym zadaniem będzie tyko skontrolowanie poprawności wydrukowanych delegacji na samym końcu z załączonymi rachunkami. Każdy pracownik miałby sam wypełniać formatki, program go rozlicza i musi wydrukować delegację (dlatego forma musi być prosta).
daria, Specjalista ds. kadr
Generalnie dążymy do tego, aby pracownicy sami rozliczali swoje delegacje. Potrzebujemy odciążyć HR.
barbara, hr admin / payroll
Rozwiązania.
Jak pokonaliśmy problem?
Opracowałem aplikację, który działa w oparciu o kilka plików.
Najważniejsze są dwa szablony XLTM do oszacowania i rozliczenia delegacji. Po wykonaniu zadania, plik jest archiwizowany w odpowiednim katalogu.
Mamy także plik z historią kursów walut. Jest on codziennie uruchamiany przez harmonogram zadań Windows. W momencie otwarcia, pobiera aktualny plik ze strony NBP, przetwarza go i dodaje nowe dane do naszej bazy kursów.
Ważną rolę odgrywa też plik dla HR. Rejestruje on wszystkie delegacje, pozwala zarządzać zaliczkami, wylicza podatki i wspiera współpracę z księgowością.
Z aplikacji może korzystać równocześnie wiele osób (osoby z HR + pracownicy). Z tej racji musiał też powstać osobny plik do numerowania delegacji.
Istotną kwestią było też zabezpieczenie szablonów przed niepożądaną ingerencją pracowników. W plikach wprowadziłem różne poziomy zabezpieczeń – dostęp na hasło + częściowa ochrona komórek. Mierzyliśmy się też z problemem pracy grupowej, która skutkowała blokadą dostępu do pliku.
Screeny.
Interfejs makroaplikacji do komunikacji z użytkownikiem.
Rozliczanie wyjazdu
Formatka wczytuje dane delegacji na podstawie jej numeru. Pozwala wybrać z list rozwijanych: rodzaj kosztu i walutę. Po wpisaniu kwoty, wszystkie pozycje zostają przewalutowane po kursie z wybranego dnia.
Formularz delegacji
Program tworzy gotowy dokument PDF. Początkowo, pracownik zanosił go do kadr wraz z rachunkami. Od niedawna jest on załączany w e-mailu do firmy zewnętrznej, która kontroluje rozliczanie.
Efekty.
Konkretne korzyści dla Klienta z implementacji narzędzia.
Odejście od ręcznego liczenia
Cel postawiony na wstępie został osiągnięty. Stworzyliśmy system, który pozwala pracownikowi wstępnie oszacować delegację, a następnie ją rozliczyć.
Udało się więc zautomatyzować proces, który był w dużej mierze „kulą u nogi” HR. Był bardzo czasochłonny i niepewny, ponieważ bazował na pracy manualnej.
Współpraca z firmą zewnętrzną
Docelowo jeszcze bardziej uprościliśmy proces. Pracownicy nie muszą już przychodzić do kadr – wszystkie niezbędne pliki załączają się w domyślnym mailu.
Rolą pracownika jest zeskanowanie paragonów i załączenie ich do wiadomości. Mail trafia do firmy zewnętrznej (DW HR), która odpowiada za weryfikację rozliczenia.
Statystyka.
Krótkie podsumowanie projektu w liczbach.
Czas
Trwania
3mc
Rok
Realizacji
2019
Skala
Trudności
9/10
Liczba
Procedur
84
Linie
Kodu
3070
Gotów na milowy krok?
Zwiększ WYDAJNOŚĆ – Zachowaj PIENIĄDZE – Odzyskaj CZAS
