Rozliczanie delegacji

Klient

Globalna korporacja produkująca części samochodowe. Koncentruje się na układach hamulcowych dla aut hybrydowych i elektrycznych.

Problem

Problemem działu HR było ręczne rozliczanie delegacji służbowych – krajowych i zagranicznych. Po pierwsze było to bardzo czasochłonne i skomplikowane. Po drugie, często prowadziło do nieprawidłowości.

Dla nas najważniejsze jest to żeby pracownik rozliczył się sam – potrzebujemy odciążyć HR. Naszym zadaniem będzie tyko skontrolowanie poprawności wydrukowanych delegacji na samym końcu z załączonymi rachunkami. Każdy pracownik miałby sam wypełniać formatki, program go rozlicza i musi wydrukować delegację (dlatego forma musi być prosta).

daria, Specjalista ds. kadr

Rozwiązanie

Opracowałem aplikację, który działa w oparciu o kilka plików.

• Dwa szablony XLTM do oszacowania kosztów i rozliczenia delegacji. Po wykonaniu zadania, plik jest archiwizowany w odpowiednim katalogu.
• Historia kursów walut NBP. Plik jest codziennie uruchamiany przez harmonogram zadań Windows. W momencie otwarcia, pobiera aktualny plik ze strony NBP, przetwarza go i dodaje nowe dane do naszej bazy kursów.
• Plik wewnętrzny HR. Rejestruje on wszystkie delegacje, pozwala zarządzać zaliczkami, wylicza podatki i wspiera współpracę z księgowością.
• Plik do numerowania delegacji. Z aplikacji może korzystać równocześnie wiele osób (w tym osoby z HR i pracownicy produkcyjni). Z tej racji musiał też powstać osobny plik do numerowania delegacji.

Istotną kwestią było też zabezpieczenie szablonów przed niepożądaną ingerencją pracowników. W plikach wprowadziłem różne poziomy zabezpieczeń – dostęp na hasło + częściowa ochrona komórek. Mierzyliśmy się też z problemem pracy grupowej, która skutkowała blokadą dostępu do pliku.

Screeny

Formatka wczytuje dane delegacji na podstawie jej numeru. Pozwala wybrać z list rozwijanych: rodzaj kosztu i walutę. Po wpisaniu kwoty, wszystkie pozycje zostają przewalutowane po kursie z wybranego dnia.

Program tworzy gotowy dokument PDF. Początkowo, pracownik zanosił go do kadr wraz z rachunkami. Od niedawna jest on załączany w e-mailu do firmy zewnętrznej, która kontroluje rozliczanie.

Efekty

Cel postawiony na wstępie został osiągnięty.

Odciążenie HR

Udało się zautomatyzować proces, który był w dużej mierze „kulą u nogi” HR. Był bardzo czasochłonny i pełen pomyłek, bo bazował na pracy manualnej.

Samodzielne rozliczenie

Stworzyliśmy kompletny system, który pozwala pracownikowi wstępnie oszacować delegację, a następnie samodzielnie ją rozliczyć.

Współpraca z firmą zewnętrzną

Docelowo jeszcze bardziej uprościliśmy proces. Pracownicy nie muszą już przychodzić do kadr – wszystkie niezbędne pliki załączają się w mailu.

Rolą pracownika jest zeskanowanie paragonów i załączenie ich do wiadomości. Mail trafia do firmy zewnętrznej (DW HR), która odpowiada za weryfikację rozliczenia.

Statystyka

• Czas trwania projektu: 4 miesiące
• Rok realizacji: 2019
• Skala trudności: 9/10
• Liczba procedur: 84
• Linie kodu z komentarzami: 3070