Problem.

Dlaczego Klient potrzebował makroaplikacji?

Praktycznie każda Fundacja w Polsce mierzy się z problemem właściwego rozksięgowania środków z 1,5% podatku…

Wypełniając PIT, możemy przekazać 1,5% (kiedyś 1%) podatku na wybraną Fundację lub dziecko. Ze Skarbówką musimy się rozliczyć zazwyczaj do końca kwietnia. Około października, każda Fundacja otrzymuje z Urzędu zbiorczy plik CSV ze szczegółowym wykazem wszystkich datków.

Plik składa się z 9-kolumn i tysięcy wierszy (zależnie od liczby wpłat).

Najważniejsze są dwa ostatnie pola: cel szczegółowy i kwota. Jeśli podatnik nie podał celu, oznacza to, że chciał aby Fundacja sama zdecydowała na co przeznaczyć środki. Jeśli chciał wesprzeć konkretne dziecko – powinien był podać jego numer oraz imię i nazwisko np. 1 JAN KOWALSKI.

I właśnie tu tkwi szkopuł, ponieważ podatnicy wpisują dane na wiele różnych sposobów np. “dla Jasia Kowalskiego”, “Jaś Kowalski 1”, “11 Kowalski”, “Jan Kowaski” itd. Z punktu widzenia Excela stanowi to duży problem…

Potrzebny jest automat, który rozpozna Podopiecznych Fundacji na podstawie celów i prawidłowo rozksięguje wszystkie środki, tak aby trafiły one na właściwe subkonta, zgodnie z wolą podatników.

Warto dodać, że istnieje tu duża presja czasu – Fundacje, którym zależy na reputacji, będą dążyć do szybkiego rozliczenia wpłat z 1.5% podatku.

W 2022r. otrzymałem pierwszy brief z polskiej Fundacji. Nie zdecydowałem się wówczas na podjęcie współpracy. W lutym 2023r. otrzymałem drugie zapytanie – tym razem od Pani Natalii, która reprezentuje inną Fundację.

Chcielibyśmy stworzyć aplikację na podstawie naszego excelowskiego robota, który usprawnia nam coroczne rozliczanie % podatku. Są to listy na kilkaset tysięcy pozycji, przez co ich odręczne segregowanie pochłonęłoby całe miesiące.

NATALIA, WICEPREZES FUNDACJI

Bardzo dobre pierwsze wrażenie, świetna energia i zdecydowanie ze strony Fundacji sprawiły, że tym razem podjąłem wyzwanie zmierzenia się z tym trudnym problemem.

Rozwiązania.

Jak pokonaliśmy problem?

Fundacja posiadała już swoje narzędzie, ale nie było ono do końca wydajne, ani skuteczne. Po zapoznaniu się z dokumentacją “robota” stwierdziłem, że niektóre pomysły są dobre, inne zaś trzeba odpuścić.

Dobrym pomysłem było wstępne oczyszczenie celów ze zbędnych słów. Rozbudowałem ten wątek tworząc słownik z kilkoma tysiącami par. Celem była podmiana fraz we wszystkich celach szczegółowych. Priorytetem zaś szybkość (makro działa tylko 2min!) i kontrola (usuwana fraza nie może naruszyć nazwiska czy imienia).

Zrezygnowałem natomiast z pójścia w tzw. dopasowanie rozmyte, które część osób może kojarzyć z Power Query. Uznałem, że inwencja podatników jest tak duża, że potrafią oni przekręcić więcej niż 2-3 literki. Co więcej, priorytetem była tu skuteczność i szybkość, więc tym bardziej utwierdziło mnie to w przekonaniu, że trzeba iść inną drogą…

Zbudowałem wielką tabelę, która składa się z 24-kolumn pomocniczych. Odpowiadają one za prawidłowe rozszyfrowanie Podopiecznych. Nie korzystałem z Power Query, ani funkcji VBA – użyłem złożonych formuł bazujących na funkcjach Excela 365. Wstawiałem je do kolumn makrem i po przeliczeniu, zamieniałem na wartości. To pozwoliło mi zamknąć tę część procesu w ok. 1-minucie!.

Formuły bazują na oczyszczonych celach szczegółowych. Wyciągam tam m.in. same cyfry, sprawdzam każde słowo czy znajduje się na liście nazwisk/imion Podopiecznych Fundacji. Porównuję też m.in. wydobyte imię i nazwisko z danymi źródłowymi.

“Robot” prawidłowo rozpoznaje +95% celów szczegółowych. Niecałe 5% to cele, w których nie zgadza się ani numer, ani nazwisko. Program tego nie rozpozna, ale może to zrobić… ludzkie oko lub mózg. W tym celu stworzyłem dodatkowe narzędzie, które pozwala wpisać fragment imienia/nazwiska lub numer i wyświetlić wszystkich Podopiecznych, którzy spełniają kryteria filtrowania. Ręczne rozpoznawanie tych celów działa więc błyskawicznie.

Finalnym etapem działania aplikacji jest utworzenie raportów PDF / XLSX z listą wpłat dla każdego Podopiecznego. Wygenerowanie kilku tysięcy raportów PDF zajmuje teraz niecałą godzinę (wcześniej była to cała noc).