
Klient.
Fundacja SERCA DLA MALUSZKA.
5-miejsce w wykazie największych beneficjentów 1% podatku za rok 2021.

Problem.
Dlaczego Klient potrzebował makroaplikacji?
Praktycznie każda Fundacja w Polsce mierzy się z problemem właściwego rozksięgowania środków z 1,5% podatku…
Wypełniając PIT, możemy przekazać 1,5% (kiedyś 1%) podatku na wybraną Fundację lub dziecko. Ze Skarbówką musimy się rozliczyć zazwyczaj do końca kwietnia. Około października, każda Fundacja otrzymuje z Urzędu zbiorczy plik CSV ze szczegółowym wykazem wszystkich datków.
Plik składa się z 9-kolumn i tysięcy wierszy (zależnie od liczby wpłat).

Najważniejsze są dwa ostatnie pola: cel szczegółowy i kwota. Jeśli podatnik nie podał celu, oznacza to, że chciał aby Fundacja sama zdecydowała na co przeznaczyć środki. Jeśli chciał wesprzeć konkretne dziecko – powinien był podać jego numer oraz imię i nazwisko np. 1 JAN KOWALSKI.
I właśnie tu tkwi szkopuł, ponieważ podatnicy wpisują dane na wiele różnych sposobów np. “dla Jasia Kowalskiego”, “Jaś Kowalski 1”, “11 Kowalski”, “Jan Kowaski” itd. Z punktu widzenia Excela stanowi to duży problem…
Potrzebny jest automat, który rozpozna Podopiecznych Fundacji na podstawie celów i prawidłowo rozksięguje wszystkie środki, tak aby trafiły one na właściwe subkonta, zgodnie z wolą podatników.
Warto dodać, że istnieje tu duża presja czasu – Fundacje, którym zależy na reputacji, będą dążyć do szybkiego rozliczenia wpłat z 1.5% podatku.
W 2022r. otrzymałem pierwszy brief z polskiej Fundacji. Nie zdecydowałem się wówczas na podjęcie współpracy. W lutym 2023r. otrzymałem drugie zapytanie – tym razem od Pani Natalii, która reprezentuje inną Fundację.
Chcielibyśmy stworzyć aplikację na podstawie naszego excelowskiego robota, który usprawnia nam coroczne rozliczanie % podatku. Są to listy na kilkaset tysięcy pozycji, przez co ich odręczne segregowanie pochłonęłoby całe miesiące.
NATALIA, WICEPREZES FUNDACJI
Bardzo dobre pierwsze wrażenie, świetna energia i zdecydowanie ze strony Fundacji sprawiły, że tym razem podjąłem wyzwanie zmierzenia się z tym trudnym problemem.

Rozwiązania.
Jak pokonaliśmy problem?
Fundacja posiadała już swoje narzędzie, ale nie było ono do końca wydajne, ani skuteczne. Po zapoznaniu się z dokumentacją “robota” stwierdziłem, że niektóre pomysły są dobre, inne zaś trzeba odpuścić.
Dobrym pomysłem było wstępne oczyszczenie celów ze zbędnych słów. Rozbudowałem ten wątek tworząc słownik z kilkoma tysiącami par. Celem była podmiana fraz we wszystkich celach szczegółowych. Priorytetem zaś szybkość (makro działa tylko 2min!) i kontrola (usuwana fraza nie może naruszyć nazwiska czy imienia).
Zrezygnowałem natomiast z pójścia w tzw. dopasowanie rozmyte, które część osób może kojarzyć z Power Query. Uznałem, że inwencja podatników jest tak duża, że potrafią oni przekręcić więcej niż 2-3 literki. Co więcej, priorytetem była tu skuteczność i szybkość, więc tym bardziej utwierdziło mnie to w przekonaniu, że trzeba iść inną drogą…
Zbudowałem wielką tabelę, która składa się z 24-kolumn pomocniczych. Odpowiadają one za prawidłowe rozszyfrowanie Podopiecznych. Nie korzystałem z Power Query, ani funkcji VBA – użyłem złożonych formuł bazujących na funkcjach Excela 365. Wstawiałem je do kolumn makrem i po przeliczeniu, zamieniałem na wartości. To pozwoliło mi zamknąć tę część procesu w ok. 1-minucie!.
Formuły bazują na oczyszczonych celach szczegółowych. Wyciągam tam m.in. same cyfry, sprawdzam każde słowo czy znajduje się na liście nazwisk/imion Podopiecznych Fundacji. Porównuję też m.in. wydobyte imię i nazwisko z danymi źródłowymi.
“Robot” prawidłowo rozpoznaje +95% celów szczegółowych. Niecałe 5% to cele, w których nie zgadza się ani numer, ani nazwisko. Program tego nie rozpozna, ale może to zrobić… ludzkie oko lub mózg. W tym celu stworzyłem dodatkowe narzędzie, które pozwala wpisać fragment imienia/nazwiska lub numer i wyświetlić wszystkich Podopiecznych, którzy spełniają kryteria filtrowania. Ręczne rozpoznawanie tych celów działa więc błyskawicznie.
Finalnym etapem działania aplikacji jest utworzenie raportów PDF / XLSX z listą wpłat dla każdego Podopiecznego. Wygenerowanie kilku tysięcy raportów PDF zajmuje teraz niecałą godzinę (wcześniej była to cała noc).


Screeny.
Interfejs makroaplikacji do komunikacji z użytkownikiem.

Menu Aplikacji
Rozbudowane menu pozwala zarządzać kompleksowo całą aplikacją. Najważniejszy jest arkusz OBRÓBKA, w którym program rozszyfrowuje cele szczegółowe i rozpoznaje Podopiecznych.

Ręczne Rozpoznawanie
Dodatkowy mini-program pozwala rozpoznać 5% celów, które nie mają prawidłowego numeru, ani nazwiska. Ludzkie oko/mózg jest jednak w stanie wychwycić, o którą osobę chodzi.

Efekty.
Konkretne korzyści dla Klienta z implementacji narzędzia.
Płynna Praca Fundacji
Do tej pory, program obsługiwało kilkanaście osób. Ich zadaniem było m,.in. ręczne rozszyfrowanie Podopiecznych lub szukanie brakujących wpłat…
Takie podejście skutkowało sporym paraliżem pracy Fundacji – przez blisko trzy miesiące prawie cała załoga była zaangażowana w proces.
Od 2023 aplikację będą obsługiwać maksymalnie trzy osoby, co sprawi, że reszta pracowników będzie mogła w spokoju skupić się na swoich obowiązkach.
Prawidłowe Księgowanie
Od teraz, przekazane datki trafią do właściwych adresatów, zgodnie z wolą podatników. Każdy Opiekun otrzyma czytelny raport PDF z listą wpłat na rzecz Podopiecznego. Pracownicy Fundacji nie będą musieli nanosić poprawek ręcznie w programie księgowym.
Szybsza Rehabilitacja
Od teraz Fundacja będzie mogła znacznie szybciej przekazywać środki na subkonta Podopiecznych. Dzięki temu, dzieci będą mogły szybciej rozpocząć rehabilitację.


Post Scriptum…
Muszę wspomnieć jeszcze o fantastycznej atmosferze jaka miała miejsce przy tym projekcie. Rewelacyjna współpraca pod każdym względem sprawiła, że uznałem ten projekt za NAJLEPSZY w całej swojej 15-letniej karierze! 💗

Statystyka.
Krótkie podsumowanie projektu w liczbach.
Czas
Trwania
3,5 mc
Rok
Realizacji
2023
Skala
Trudności
9/10
Liczba
Procedur
50
Linie
Kodu
2012
Gotów Na Milowy Krok?
Zwiększ WYDAJNOŚĆ – Zachowaj PIENIĄDZE – Odzyskaj CZAS