Czym Jest Aplikacja?
Aplikacja Excel/VBA to znacznie więcej niż zwykły arkusz kalkulacyjny. To narzędzie informatyczne, którego celem jest automatyzacja i usprawnienie wybranego procesu w Firmie.
Proces ten posiada kilka charakterystycznych cech:
- Powtarza się.
Jest to zadanie, które ma rutynowy charakter. - Zabiera dużo czasu.
Jest to żmudna robota, często angażująca wiele osób. - Ma niską skuteczność.
Bazuje na pracy manualnej, więc ryzyko błędów jest duże. - Pogarsza atmosferę.
Bardzo często jest źródłem nerwowych sytuacji w Firmie.
Rolą aplikacji jest to, aby ten proces maksymalnie uprościć i przyspieszyć.
Dzięki temu Firma oszczędza czas i pieniądze, a przy okazji – ułatwia ludziom pracę i życie.
Automatyzacja odbywa się za pomocą tzw. makropoleceń, czyli skryptów VBA. Operujemy głównie na skoroszytach Excela, ale często przetwarzamy dane pochodzące z różnych systemów informatycznych.
Co Konkretnie Zyskujesz?
Aplikacja Excel/VBA jest produktem bardzo indywidualnym i niepowtarzalnym.
Jest także inwestycją z wysoką i szybką stopą zwrotu!
Odzyskujesz Czas
Głównym celem narzędzi VBA jest automatyzacja i usprawnienie dużego procesu. To powoduje ogromną oszczędność czasu!
W czasach multitaskingu i nadmiaru problemów do rozwiązania, to właśnie czas staje się dla ludzi najważniejszą wartością.
Oszczędzasz Pieniądze
Czas to pieniądz. Aplikacja EXCEL/VBA to produkt, dzięki któremu czynimy pracę bardziej wydajną i produktywną.
Wolne zasoby ludzkie możemy skierować na inne tematy, co w konsekwencji ogranicza koszty i zwiększa zyski.
Otrzymujesz Spokój
Koszty wynikające z ludzkich pomyłek bywają ogromne. Automatyzacja daje poczucie bezpieczeństwa i pewności.
Człowiekowi mogą się przytrafiać błędy – nawet gdy jest skoncentrowany. Makro działa niezawodnie, ponieważ jest “automatem”.
Ile To Kosztuje?
Pierwszym etapem naszej współpracy jest płatna analiza. Obejmuje ona wymianę pięciu e-maili i spotkanie on-line (jeśli potrzeba).
Jest to kompleksowa usługa, której celem jest szczegółowe zbadanie Twoich potrzeb biznesowych wraz z propozycją rozwiązania tj.
- Rozpoznanie bólu.
Ustalam problemy, które chcesz rozwiązać dzięki aplikacji. - Sprawdzenie narzędzi.
Analizuję dostępne pliki Excelowe i raporty źródłowe. - Przedstawienie rozwiązania.
Opisuję Ci jak może działać docelowa aplikacja. - Wycena projektu.
Przygotowuję gotową ofertę ze szczegółową wyceną.
Usługa kosztuje 1000 PLN brutto.
Forma rozliczenia to Umowa o dzieło.
Jeżeli odpowiada Ci moja propozycja rozwiązania i wycena – sporządzamy drugą umowę. Tym razem, oprócz umowy o dzieło, możliwa jest umowa zlecenie.
W przypadku UOD skupiamy się na finalnym efekcie. Jest to rozwiązanie lubiane przez korporacje, które chcą znać budżet z góry. Z racji tego, że realizuję głównie megakombajny – zawsze rozbijamy projekt na kilka etapów i umów. Nie rozliczamy się ze względu na czas pracy, więc współpraca jest możliwa tylko z dyspozycyjnymi Klientami.
W przypadku UZ pracujemy nad projektem w ustalonych odgórnie terminach. W takiej sytuacji Klient ma większą elastyczność, ponieważ może bez limitów zgłaszać swoje pomysły. Widzi w jakim tempie rozwija się aplikacja, ile go to kosztuje, więc sam podejmuje decyzję co dalej. W praktyce jest to rozwiązanie dużo bardziej elastyczne, ale znacznie droższe.
Koszt 1h / 200 PLN brutto (możliwe negocjacje – nie wystawiam FV).
Jak Dzielimy Aplikacje?
W żargonie IT, rozbudowany program nazywany jest potocznie kombajnem. Aplikacja EXCEL/VBA świetnie wpisuje się w tą definicję, ponieważ mieli dane, aby przekształcić je docelowo w raporty. Te z kolei, przynoszą nam bezcenne wnioski biznesowe.
Biorąc pod uwagę złożoność projektów, wyróżniłbym następujące kategorie aplikacji:
Megakombajn
- Bardzo ambitna aplikacja złożona z wielu modułów i dużej liczby plików.
- Chodzi w niej zazwyczaj o zautomatyzowanie wielkiego procesu.
- Przykład. Optymalizator cięcia stali, aplikacja do zarządzania szkołą
- Czas pracy. > 3 miesiące.
Kombajn
- Zaawansowana aplikacja z nieco mniejszą skalą procesu i liczbą założeń.
- Ma duży potencjał aby stać się megakombajnem.
- Przykład. Rejestracja czasu pracy lub zarządzanie ważnym obszarem na produkcji.
- Czas pracy. 1-3 miesiące.
Ciągnik
- Nietrywialna aplikacja.
- Zwykle nie chodzi w niej o automatyzację całego procesu, ale o jego usprawnienie lub uszczelnienie.
- Przykład. Program do zarządzania częściami do zezłomowania.
- Czas pracy. 2-4 tygodnie.
Kosiarka
- Mała aplikacja.
- Może posiadać interfejs w formie prostych formularzy USERFORMS lub formantów osadzonych w arkuszu.
- Przykład. Dodatkowe moduły dla już istniejących megakombajnów, kombajnów i ciągników.
- Czas pracy. < 2 tygodnie.
Jak Wygląda Praca Nad Projektem?
Aplikacja EXCEL/VBA to narzędzie, nad którym pracujemy wieloetapowo. Nie ma tutaj ścisłej chronologii działań – poszczególne fazy przeplatają się ze sobą. Zaczynamy od warstwy koncepcyjnej, ale jest ona obecna przez cały czas pracy nad aplikacją. Podobnie prace nad interfejsem (Frontend), mieszają się z warstwą kodową (Backend).
01 – Konsultacje
Współpraca z Klientem zaczyna się od płatnej analizy. Chodzi w niej o rozpoznanie potrzeb, zebranie wymagań, ale też o sprawdzenie istniejących narzędzi i raportów.
Jeśli projekt wymaga większych konsultacji, to przyjeżdżam do Klienta. Tam często jestem oprowadzany po liniach produkcyjnych, albo omawiamy projekt na projektorze.
W przypadku, gdy spotkanie nie jest możliwe, preferuję sesję on-line na TeamViewer. Możemy wtedy popracować wspólnie na tym samym pliku.
02 – Wycena
Na tym etapie robię bardzo skrupulatne rozpoznanie pod wycenę projektu. Zadaję mnóstwo dodatkowych pytań, aby nie pominąć istotnych kwestii w swojej ofercie dla Klienta.
Gdy już wiem jakie są główne bolączki i potrzeby Klienta – sporządzam listę najważniejszych zadań do wykonania.
Następnie rozkładam większe tematy na czynniki pierwsze. Wypisuję jakie makra będą mi potrzebne, aby rozwiązać dany problem. Zastanawiam się wstępnie nad logiką działania całej aplikacji.
03 – Architektura
Ta część jest bardzo ważna przy każdym większym projekcie. Należy dobrze przemyśleć logikę działania całej aplikacji, rozrysować to sobie.
Na tym etapie trzeba zastanowić się nad budową poszczególnych plików i arkuszy, a także nad powiązaniami między nimi.
Trzeba być przygotowanym również na to, że koncepcja może się zmienić w trakcie prac. Klient często podsuwa nowe pomysły gdy wchodzi w interakcję z aplikacją. Często pojawiają się też nowe założenia teoretyczne.
04 – Formatki
Chodzi tutaj głównie o zaprojektowanie estetycznych arkuszy i formatek. Nie jest to więc jeszcze praca związana z pisaniem kodu czy projektowaniem interfejsu.
Owe szablony często pełnią rolę gotowych raportów do wydruku. Mogą to być np. faktury VAT, karty godzin roboczych pracowników, plany lekcji dla klas itp.
Oprócz tego, w każdej aplikacji znajdą się ukryte arkusze do odczytu (listy, słowniki, cenniki itp.), jak również – zakładka z instrukcją obsługi i historią wersji.
05 – Interfejs
Interfejs aplikacji to zespół narzędzi, który odpowiada za komunikację pomiędzy programem a użytkownikiem. Potocznie mówi się o nim frontend (część frontowa/wizualna).
Sercem każdej aplikacji są formularze użytkownika. Celem userforms jest pobranie informacji w oparciu o różne typy kontrolek i reguły walidacji danych.
Oprócz formularzy, makroaplikacja zwykle posiada dedykowaną wstążkę. Czasami też menu podręczne czy kontrolki osadzone w arkuszu.
06 – Programowanie
Jest to zaplecze aplikacji, tzw. backend, ponieważ użytkownik nie widzi kodu, tylko część frontową (interfejs). To jakość kodu decyduje jednak o wydajności aplikacji.
Kod VBA najczęściej umieszcza się w modułach zwykłych. Dobrze jest pogrupować makra tematycznie, a moduły uporządkować chronologicznie.
Oprócz zwykłych modułów, skrypt może znajdować się także w module formularza, klasy, skoroszytu i arkusza.
07 – Testy
Niezwykle ważną, ale często bagatelizowaną, fazą jest testowanie aplikacji. Najczęściej sprawdzam program na bieżąco, aby zawsze wysłać Klientowi aplikację wolną od bugów.
Na końcu robimy także test całościowy u Klienta. Sprawdzamy różne hipotezy i scenariusze wydarzeń. Przewidujemy i notujemy potencjalne problemy. Robimy typową “burzę mózgów”.
Osobiście zawsze bardzo lubię testować swoje aplikacje. Daje mi to satysfakcję, ale też pewność, że dostarczam Klientowi produkt wysokiej jakości.
08 – Implementacja
Gdy już wyeliminowaliśmy wszystkie niedociągnięcia i potencjalne błędy – możemy wdrożyć aplikację w życie – w środowisku informatycznym Klienta.
Zazwyczaj obserwujemy działanie programu w realnym środowisku przez ok. 2-3 tygodnie. Jeżeli po tym czasie wszystko jest ok, temat zostaje zamknięty na czas nieokreślony.
Jest to też często etap, w którym otrzymuję ostatnie raty płatności od Klienta. Finalizujemy transakcję z perspektywą dalszej współpracy (możliwa aktualizacja lub modernizacja narzędzia).
09 – Dokumentacja
Na końcu współpracy przygotowuję także instrukcję obsługi aplikacji. Czasami jest to obszerna dokumentacja, a czasami proste FAQ – decyduje Klient.
Moi Kontrahenci nie lubią czytać złożonych instrukcji – zazwyczaj piszą do mnie maila lub dzwonią. Chcą szybko rozwiązać problem. Trend więc jest taki, aby oszczędzać czas.
Jestem zwolennikiem obszernego komentowania kodu, który sam w sobie stanowi dla mnie świetną autodokumentację projektu. Dzięki temu jest mi łatwo do niego wrócić za jakiś czas.
10 – Obsługa
Ze względu na to, że realizuję głównie aplikacje w skali makro tj. megakombajny i kombajny – moja relacja z Klientem jest często relacją na długie lata.
Praktycznie każda taka aplikacja wraca do mnie po pewnym czasie. Zazwyczaj trzeba w niej coś zaktualizować lub rozbudować. Takie zlecenia od stałych Klientów zawsze traktuję priorytetowo względem nowych projektów.
W swoim kodzie przewiduję różne scenariusze, ale też numeruję linie. Dzięki temu potrafię od razu pomóc Klientowi w przypadku ewentualnych problemów z działaniem aplikacji.
Post Scriptum…
Aplikacja EXCEL/VBA to bardzo złożone narzędzie. Nie ma to nic wspólnego z zaprojektowaniem prostej tabelki czy pojedynczego pliku. Jest to projekt informatyczny, w którym chodzi o zautomatyzowanie dużego procesu biznesowego.
Jak widać, jest to ciężki kawałek chleba i masa roboty na każdym polu. Niestety często zdarzają mi się Klienci dyletanci (piszący w mailach o Exelu), którzy po trzygodzinnym spotkaniu konkludują:
Ale to nie powinno być takie trudne?
Albo chcą megakombajn, a “wydaje im się”, że chcą kosiarkę i kwitują całe spotkanie tekstem:
Kilka makr powinno wystarczyć?…
Jeśli chcesz mi zlecić aplikację – dobrze by było gdybyś znał orientacyjny budżet na projekt. Uwzględnij też proszę fakt, że takie projekty lubią się rozrastać. Wtedy ja zaproponuję Ci rozwiązanie adekwatne do ceny. Rozbieżności czasami są duże i wg mnie szkoda tracić czas na takie wielogodzinne spotkanie wstępne. Szanujmy się.
W praktyce natomiast świetnie sprawdza się schemat, w którym Klient zgłasza się do mnie z faktycznie małym projektem. Potem – widząc efekty – decyduje się na rozbudowę. Tak właśnie było np. z KADRĄ. Zaczęliśmy od prostej tabeli liczącej godziny pracy nauczycieli. Potem zrobiliśmy aplikację do zarządzania zajęciami, moduł do monitorowania frekwencji, a na końcu jeszcze moduł do zatrudniania nauczycieli i księgę uczniów.
Jesteś Gotów Zrobić Istotny Ruch?
📈 Zwiększ WYDAJNOŚĆ – 💸 Zachowaj PIENIĄDZE – ⌚ Odzyskaj CZAS
